IT外包供應商對客戶有需求的強制供應商將事件記錄下來

在很多外包場景中，客戶唯一的義務就是付款。 這與 IT 不同，服務交付和交互也需要客戶的貢獻或合作。 “客戶通常有義務，如果客戶不履行這些義務，可能會被用作未來表現(xiàn)不佳的借口IT外包服務，”他說。

無論如何，當IT外包供應商對客戶有需求，或以客戶表現(xiàn)不佳為借口未能履行義務時，迫使供應商記錄事件并保留所有問題日志就變得非常重要。

需要記錄日志以顯示對合同規(guī)定的相關事項的要求和響應。

3、盡早明確相關條款

盡可能清楚、完整和準確地記錄項目交互非常重要。 當合同中沒有明確規(guī)定的項目或情況時，客戶需要盡快作出書面聲明。 “這是達成協(xié)議的最佳時機，因為此時合同雙方往往很活躍，”克里斯說。

如果無法在協(xié)議正文中明確標明更詳細的項目細節(jié)，則需要書面記錄總結(jié)，明確各方責任，并需要大家簽字確認后方可開工。 “如果有書面申報記錄，就意味著類似的外包關系場景變得更好，”Kriss認為：“這一點非常重要。”

4. 立即通知違約

目睹了許多客戶面臨困難的外包關系，但沒有這種情況的記錄，大多數(shù)客戶認為向供應商發(fā)出違規(guī)通知可能會造成緊張或?qū)沟那闆r。 這實際上不是真的。 客戶應在第一次發(fā)生違約或故障時發(fā)送書面通知，并在以后每次發(fā)生時重新發(fā)送。 “每家公司都需要這樣規(guī)范地去實踐。” 這樣一來，我們就不能抱著激化矛盾的態(tài)度來處理這件事情，一定要講道理，講禮貌。 “如果你能建立那個模型，尤其是能夠以適當?shù)膽B(tài)度向某人發(fā)送清晰但有用的通知，你就會創(chuàng)造一個更好的局面。”

如果應指示所有客戶員工，當他們認為服務提供商可能違約并需要互動時，他們必須通知指定的客戶代表。 指定代表經(jīng)與法律顧問確認后，可決定是否發(fā)出違約通知。 沒有書面記錄，IT公司可能會失去終止合同的權(quán)利。 “法官、陪審團和仲裁員可能會得出這樣的結(jié)論，即如果違約的發(fā)生并不太嚴重以至于無法提出書面要求，導致合同終止的具體違約不應晚于合同獨立開啟時發(fā)生。它在評估時界定，不得遲于與其他違約責任一并評估時界定。”

5. 不要自己做供應商的工作

當項目停滯不前時，例如當供應商稍微離線或系統(tǒng)表現(xiàn)不佳時，客戶可能傾向于先完成工作。 無論如何，如果客戶在沒有書面警告服務提供商的情況下開始這樣做，并且賬單已入賬，則很可能導致他們的賬戶陷入僵局。

IT 管理人員不應在發(fā)出違規(guī)通知后和服務提供商有機會進行修正之前派遣員工執(zhí)行本應由提供商完成的工作。 “這很公平，公平是訴訟解決方案中最重要的部分，”克里斯說。 通知應說明，如果供應商未能在給定期限內(nèi)改善績效，客戶將對該問題采取逐步行動，并向供應商收取費用或減少供應商的開支以彌補成本損失。 同時，如果發(fā)生訴訟，應提供估計的費用金額，以支持案件可能的報銷。

6、尋求雙贏

在許多情況下，IT 服務提供商在某種程度上傾向于注銷違約信用，這為項目關系經(jīng)理提供了未來放棄的機會。 他們可能希望使用可以抵消未來關鍵點可能出現(xiàn)的更大故障的性能信用IT外包服務，或者可以將違約追溯到根本原因分析來描述問題已經(jīng)解決。 它說，這種方法“增加了成功結(jié)果的可變性，同時也建立了基于信任和相互理解的關系”。

7.盡早并經(jīng)常與法律顧問溝通

如果有任何歧義，需要起草一份明確的書面記錄，這可以有效地保護IT公司在合同中的權(quán)利，而且“律師總能找到證據(jù)并指導如何在法官或陪審團面前出示相應的文件。 ” 克里斯說：“他們可以非常有效地創(chuàng)造證據(jù)來幫助調(diào)解或訴訟。”

律師能夠發(fā)現(xiàn)合同中表面上看似不明顯的權(quán)利，并幫助客戶解決問題。 當合同可能受到潛在的違約訴訟時，例如供應商要求超出合同規(guī)定工作的一些費用，或修改主要協(xié)議，請律師提供幫助是有意義的。

合同治理的目的是明確

合同治理的目的是提供明確的陳述。 “更清晰的澄清會帶來更大的確定性，例如如何解決爭端，”克里斯說。 “澄清增加了合同雙方解決問題和避免訴訟的可能性。清晰度高，訴訟成本降低。”

有人認為，這些建議的治理實踐相對更容易實施，如果實施得當，并不是要對抗服務提供商，而是要減少誤解并維持適當?shù)年P系。