IT外包供應(yīng)商對(duì)客戶有需求的強(qiáng)制供應(yīng)商將事件記錄下來(lái)

在很多外包場(chǎng)景中，客戶唯一的義務(wù)就是付款。 這與 IT 不同，服務(wù)交付和交互也需要客戶的貢獻(xiàn)或合作。 “客戶通常有義務(wù)，如果客戶不履行這些義務(wù)，可能會(huì)被用作未來(lái)表現(xiàn)不佳的借口IT外包服務(wù)，”他說(shuō)。

無(wú)論如何，當(dāng)IT外包供應(yīng)商對(duì)客戶有需求，或以客戶表現(xiàn)不佳為借口未能履行義務(wù)時(shí)，迫使供應(yīng)商記錄事件并保留所有問(wèn)題日志就變得非常重要。

需要記錄日志以顯示對(duì)合同規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)的要求和響應(yīng)。

3、盡早明確相關(guān)條款

盡可能清楚、完整和準(zhǔn)確地記錄項(xiàng)目交互非常重要。 當(dāng)合同中沒(méi)有明確規(guī)定的項(xiàng)目或情況時(shí)，客戶需要盡快作出書(shū)面聲明。 “這是達(dá)成協(xié)議的最佳時(shí)機(jī)，因?yàn)榇藭r(shí)合同雙方往往很活躍，”克里斯說(shuō)。

如果無(wú)法在協(xié)議正文中明確標(biāo)明更詳細(xì)的項(xiàng)目細(xì)節(jié)，則需要書(shū)面記錄總結(jié)，明確各方責(zé)任，并需要大家簽字確認(rèn)后方可開(kāi)工。 “如果有書(shū)面申報(bào)記錄，就意味著類(lèi)似的外包關(guān)系場(chǎng)景變得更好，”Kriss認(rèn)為：“這一點(diǎn)非常重要。”

4. 立即通知違約

目睹了許多客戶面臨困難的外包關(guān)系，但沒(méi)有這種情況的記錄，大多數(shù)客戶認(rèn)為向供應(yīng)商發(fā)出違規(guī)通知可能會(huì)造成緊張或?qū)沟那闆r。 這實(shí)際上不是真的。 客戶應(yīng)在第一次發(fā)生違約或故障時(shí)發(fā)送書(shū)面通知，并在以后每次發(fā)生時(shí)重新發(fā)送。 “每家公司都需要這樣規(guī)范地去實(shí)踐。” 這樣一來(lái)，我們就不能抱著激化矛盾的態(tài)度來(lái)處理這件事情，一定要講道理，講禮貌。 “如果你能建立那個(gè)模型，尤其是能夠以適當(dāng)?shù)膽B(tài)度向某人發(fā)送清晰但有用的通知，你就會(huì)創(chuàng)造一個(gè)更好的局面。”

如果應(yīng)指示所有客戶員工，當(dāng)他們認(rèn)為服務(wù)提供商可能違約并需要互動(dòng)時(shí)，他們必須通知指定的客戶代表。 指定代表經(jīng)與法律顧問(wèn)確認(rèn)后，可決定是否發(fā)出違約通知。 沒(méi)有書(shū)面記錄，IT公司可能會(huì)失去終止合同的權(quán)利。 “法官、陪審團(tuán)和仲裁員可能會(huì)得出這樣的結(jié)論，即如果違約的發(fā)生并不太嚴(yán)重以至于無(wú)法提出書(shū)面要求，導(dǎo)致合同終止的具體違約不應(yīng)晚于合同獨(dú)立開(kāi)啟時(shí)發(fā)生。它在評(píng)估時(shí)界定，不得遲于與其他違約責(zé)任一并評(píng)估時(shí)界定。”

5. 不要自己做供應(yīng)商的工作

當(dāng)項(xiàng)目停滯不前時(shí)，例如當(dāng)供應(yīng)商稍微離線或系統(tǒng)表現(xiàn)不佳時(shí)，客戶可能傾向于先完成工作。 無(wú)論如何，如果客戶在沒(méi)有書(shū)面警告服務(wù)提供商的情況下開(kāi)始這樣做，并且賬單已入賬，則很可能導(dǎo)致他們的賬戶陷入僵局。

IT 管理人員不應(yīng)在發(fā)出違規(guī)通知后和服務(wù)提供商有機(jī)會(huì)進(jìn)行修正之前派遣員工執(zhí)行本應(yīng)由提供商完成的工作。 “這很公平，公平是訴訟解決方案中最重要的部分，”克里斯說(shuō)。 通知應(yīng)說(shuō)明，如果供應(yīng)商未能在給定期限內(nèi)改善績(jī)效，客戶將對(duì)該問(wèn)題采取逐步行動(dòng)，并向供應(yīng)商收取費(fèi)用或減少供應(yīng)商的開(kāi)支以彌補(bǔ)成本損失。 同時(shí)，如果發(fā)生訴訟，應(yīng)提供估計(jì)的費(fèi)用金額，以支持案件可能的報(bào)銷(xiāo)。

6、尋求雙贏

在許多情況下，IT 服務(wù)提供商在某種程度上傾向于注銷(xiāo)違約信用，這為項(xiàng)目關(guān)系經(jīng)理提供了未來(lái)放棄的機(jī)會(huì)。 他們可能希望使用可以抵消未來(lái)關(guān)鍵點(diǎn)可能出現(xiàn)的更大故障的性能信用IT外包服務(wù)，或者可以將違約追溯到根本原因分析來(lái)描述問(wèn)題已經(jīng)解決。 它說(shuō)，這種方法“增加了成功結(jié)果的可變性，同時(shí)也建立了基于信任和相互理解的關(guān)系”。

7.盡早并經(jīng)常與法律顧問(wèn)溝通

如果有任何歧義，需要起草一份明確的書(shū)面記錄，這可以有效地保護(hù)IT公司在合同中的權(quán)利，而且“律師總能找到證據(jù)并指導(dǎo)如何在法官或陪審團(tuán)面前出示相應(yīng)的文件。 ” 克里斯說(shuō)：“他們可以非常有效地創(chuàng)造證據(jù)來(lái)幫助調(diào)解或訴訟。”

律師能夠發(fā)現(xiàn)合同中表面上看似不明顯的權(quán)利，并幫助客戶解決問(wèn)題。 當(dāng)合同可能受到潛在的違約訴訟時(shí)，例如供應(yīng)商要求超出合同規(guī)定工作的一些費(fèi)用，或修改主要協(xié)議，請(qǐng)律師提供幫助是有意義的。

合同治理的目的是明確

合同治理的目的是提供明確的陳述。 “更清晰的澄清會(huì)帶來(lái)更大的確定性，例如如何解決爭(zhēng)端，”克里斯說(shuō)。 “澄清增加了合同雙方解決問(wèn)題和避免訴訟的可能性。清晰度高，訴訟成本降低。”

有人認(rèn)為，這些建議的治理實(shí)踐相對(duì)更容易實(shí)施，如果實(shí)施得當(dāng)，并不是要對(duì)抗服務(wù)提供商，而是要減少誤解并維持適當(dāng)?shù)年P(guān)系。